檔案庫房是存儲資料的重要地方，記載了社會的“過去”，與儲存數(shù)據(jù)的機房不同，檔案庫房是信息社會發(fā)展的重要組成部分，能夠?qū)⑦^去的歷史和現(xiàn)在的發(fā)展記錄保存，并且具有傳播檔案信息和宣傳教育的功能。
檔案庫房中一旦發(fā)生不可逆的事件，很可能導(dǎo)致社會的“部分記憶”丟失，無法追溯來源，但隨著社會時事不斷增加，這無疑給檔案館的工作人員帶來了更大的難度，為了能夠減輕工作人員的壓力，更好地為社會各界提供服務(wù)，調(diào)整檔案庫房管理框架成為一件重要的事情。
管理模式
在管理檔案庫房館的時候，與時俱進，不應(yīng)拘泥于傳統(tǒng)的管理模式，需要逐漸向信息化和現(xiàn)代化管理靠攏，但是信息化和現(xiàn)代化管理也相應(yīng)，對檔案庫房管的環(huán)境做出更高的要求。檔案庫房管的占地面積大小，決定著檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房是否符合標準，專用的設(shè)備沒有配齊，信息數(shù)據(jù)庫建立的不夠完善，導(dǎo)致各個單位和部門之間出現(xiàn)斷層，這些問題都在影響著檔案保護工作。而且，檔案保存的質(zhì)量，檔案的物理壽命的長短，已經(jīng)檔案的防蟲防潮皆與檔案庫房內(nèi)的環(huán)境脫不了關(guān)系。
所以，為了解決以上的問題，需要對檔案庫房制定合理的管理計劃。檔案庫房環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)是把有可能破壞檔案的因素考慮在內(nèi)，從而進行防范的監(jiān)測系統(tǒng)，系統(tǒng)中充分應(yīng)用了傳感器技術(shù)，并將其與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，信息技術(shù)，自動化技術(shù)結(jié)合起來，根據(jù)國家有關(guān)政策，將監(jiān)測與控制相結(jié)合，智能調(diào)節(jié)檔案庫房內(nèi)的環(huán)境溫度，盡可能地延長檔案的保存期限，以便讓檔案資料發(fā)揮更大的價值。
檔案庫房環(huán)境系統(tǒng)是由多種系統(tǒng)組合而成，溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)，漏水系統(tǒng)，環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測系統(tǒng)，自動防火報警系統(tǒng)，自動防盜報警系統(tǒng)，燈光照明監(jiān)控系統(tǒng)，電力監(jiān)控系統(tǒng)，智能卡門管理，視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)據(jù)集中監(jiān)測與報警，數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表。
通過這些系統(tǒng)，如果發(fā)生以下的情況，系統(tǒng)會自行優(yōu)先處理。
溫濕度出現(xiàn)問題：
溫濕度傳感器搜集庫房數(shù)據(jù)，并上傳至云平臺，根據(jù)最初設(shè)置指令進行分析，當(dāng)庫房溫度或濕度數(shù)值超過設(shè)定值，會通過開關(guān)空調(diào)、除濕機或者加濕器等相關(guān)設(shè)備，進行調(diào)節(jié)，直到恢復(fù)正常范圍內(nèi)的值為止。
漏水問題：
在檔案館的門窗，管道，還有空調(diào)等容易漏水的地方，安裝水浸變送器，實時監(jiān)測漏水情況，當(dāng)出現(xiàn)漏水情況時，會觸發(fā)報警系統(tǒng)，通知相關(guān)人員及時處理。
環(huán)境方面：
檔案存放的壽命，和空氣中的元素有很大的關(guān)系，檔案庫房內(nèi)的甲醛，PM2.5，粉塵等，影響著檔案存放時間，暴露在這種環(huán)境中的檔案，增加被腐蝕的風(fēng)險，在環(huán)境質(zhì)量不達標時，系統(tǒng)會打開新風(fēng)系統(tǒng)進行調(diào)整，將檔案館內(nèi)的空氣質(zhì)量調(diào)整到正藏范圍之內(nèi)。
防火：
不管是機房還是庫房，火災(zāi)無疑是最容易發(fā)生也是造成損害較大的事故，檔案庫房內(nèi)增加煙感探測器、溫度探測器、聲光報警器組成的防火報警系統(tǒng)，萬一檔案庫房內(nèi)出現(xiàn)火情時，監(jiān)控主機會發(fā)出指令，聲光和語音報警同時啟用，及時將火點告警給管理人員。
盜竊問題：
在庫房沒有人值守時，實時監(jiān)測人員進出情況，非法闖入的人員，立刻進行聲光報警，并電話通知管理人員。
其他情況：
檔案庫房內(nèi)的光照強度過高時，會進行智能調(diào)節(jié)，庫房斷電時，可提供30分鐘以上的延遲供電，以便管理人員進行作出相關(guān)決定，進出有序，憑借刷卡加密碼進出制度，讓檔案安全性更高一層，視頻監(jiān)控系統(tǒng)實時查看，隨意抽調(diào)，還可以根據(jù)不同的庫房進行集中的監(jiān)測，可以以數(shù)據(jù)圖表或者地圖的方式進行查看。
